ทำไมเจ้าของธุรกิจต้องรู้เรื่อง ERP ?

ทำไมเจ้าของธุรกิจต้องรู้เรื่อง ERP ?

ก้าวแรกสู่การเปลี่ยนแปลง พัฒนาองค์กรให้เหนือกว่าคู่แข่งด้วยระบบ ERP

ปัญหาภายในองค์กร หากสะสมไว้จนเรื้อรังบานปลาย จะยิ่งส่งผลกระทบต่อความมั่นคงและผลประกอบการ ซึ่งอาจนำไปสู่ความสูญเสียและขาดทุนไม่จบสิ้น

การแก้ปัญหาไม่ตรงจุด ไม่ต่างจากการตกหลุมพรางที่ทำให้องค์กรไม่สามารถหลุดพ้นจากปัญหาเดิม ๆ ได้ และเมื่อระบบภายในเน่าเฟะจนเกินแก้ไข การประชุมคุยงานทุกสัปดาห์ก็คงไม่ช่วยอะไร หากต้องเสียเวลาไปครั้งละหลายชั่วโมง แต่สุดท้ายก็จับใจความสำคัญไม่ได้ หาทางออกไม่เจอ เหมือนพายเรือวนอยู่ในอ่าง พนักงานแต่ละฝ่ายแต่ละแผนกต้องแยกย้ายกันไปทำงานเหมือนเดิม ได้ผลลัพธ์แบบเดิม ๆ เพราะปัญหาที่แท้จริงยังไม่ถูกแก้ไข เมื่อเป็นเช่นนี้แล้ว ไม่ว่าจะวางแผนหรือประชุมกันบ่อยแค่ไหน ก็คงไม่ช่วยให้องค์กรเติบโตขึ้น

อย่าอดทนลงมือทำมากกว่าเดิม แต่กลับได้ผลลัพธ์เท่าหยิบมือ การทำงานที่ “สับสน ซ้ำซาก และซ้ำซ้อน” แก้ได้ด้วยระบบ ERP

แต่ก่อนจะนำระบบ ERP มาใช้ คุณต้องรู้ก่อนว่าสารพัดปัญหาภายในองค์กรนั้นมีสาเหตุจากอะไร ?

ก่อนจะขุดให้ลึกลงไป คุณต้องปรับมุมมองเสียใหม่ ลองถอยออกมาสัก 1 ก้าว แล้วมองภาพรวมให้ออกว่าปัญหาใหญ่ ๆ ขององค์กรนี้คืออะไร เมื่อเห็นชัดเจนแล้วว่าองค์รวมเป็นอย่างไร เราค่อยหันมาเจาะลึกกันไปทีละส่วน ค่อย ๆ แก้ไขไปทีละลำดับ

โดยหลักการที่เราจะมาแนะนำในวันนี้ เรียกว่า PIECES ซึ่งมาจากการรวมตัวอักษรจากคำทั้ง 6 คำเข้าไว้ด้วยกัน แต่ละคำจะมีความหมายว่าอะไรบ้าง มาดูกันเลย! มาเริ่มกันที่ตัวแรก

P ตัวนี้ย่อมาจาก Performance

ซึ่งหมายถึง “ประสิทธิภาพหรือความเร็วในการทำงาน” องค์กรที่ล้มเหลวตั้งแต่ข้อแรก ไม่แปลกเลยที่เจอปัญหาน่าปวดหัวไม่เว้นวัน การวัดผลและการเฝ้าระวังประสิทธิผลของธุรกิจคือสิ่งที่สำคัญมาก เพราะนี่เป็นส่วนที่จะบอกว่าธุรกิจของคุณทำงานได้ดีแค่ไหน ทำงานได้ตามเป้าหมายหรือไม่?

มาต่อกันด้วยตัวที่สอง

I ตัวนี้ย่อมาจาก Information

หมายถึง “ข้อมูล” ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญของธุรกิจ ลองหันมาสำรวจองค์กรของคุณดูนะ ว่าระบบการบันทึกข้อมูลเป็นอย่างไร เพราะธุรกิจที่หยุดชะงักส่วนใหญ่หนีไม่พ้นเรื่องนี้ ทั้งข้อมูลขาดการบันทึก ข้อมูลไม่อัปเดตเป็นปัจจุบัน ข้อมูลขาดการตรวจสอบ ไม่ถูกต้อง หรืออาจมีข้อมูลอยูในมือ แต่ดันไม่มีใครนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ (แบบนี้มีข้อมูลไปก็ไร้ค่า)

E ตัวนี้ย่อมาจาก Effectiveness

หมายถึง “ประสิทธิผล” หลายบริษัทลงทุนเยอะ ลงแรงมาก แต่ผลลัพธ์ไม่คุ้มค่า จนส่งผลให้ขาดทุนในที่สุด ปัญหาข้อนี้มักถูกมองข้ามไป เพราะคนส่วนใหญ่คิดว่าไม่สำคัญ แต่ถ้าไม่วัดผลเลย ธุรกิจก็จะยิ่งดิ่งลงเหวไปเรื่อย ๆ จำไว้นะว่า การใส่ input เข้าไปเยอะ ๆ แต่ได้ output กลับมาน้อยนิด แบบนี้เรียกว่าการทำงานที่ไม่มีประสิทธิผล

C ตัวนี้ย่อมาจาก Control

หมายถึง “การควบคุม” อยากบริหารองค์กรให้มีประสิทธภาพ อย่าละเลยการตรวจสอบ การเก็บข้อมูล และควบคุมกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจกำลังดำเนินไปตามแผนอย่างถูกต้อง

E ตัวนี้ย่อมาจาก Economic

E ตัวนี้ย่อมาจาก Economic ถ้าแปลตรงตัวก็หมายถึง “เศรษฐกิจ” ปัญหาด้านนี้มักเกิดจากการที่กิจการส่วนใหญ่ไม่รู้ต้นทุน ดูแลเรื่องเงินไม่รอบคอบ ขาดการวัดมูลค่าทางเศรษฐกิจ จนส่งผลต่อการสร้างรายได้และผลกำไร

S ตัวนี้ย่อมาจาก Security

หมายถึง “ความปลอดภัยของข้อมูล” ในที่นี้จะรวมไปถึงความลับของกิจการด้วย หลายองค์กรมองข้ามเรื่องนี้เพราะคิดว่าคงไม่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจมากนัก แต่เมื่อถึงคราวฉุกเฉิน เกิดข้อผิดพลาด ข้อมูลในคลังหายสาปสูญและกู้คืนไม่ได้ ก็พบว่ากิจการเป็นไปอย่างยากลำบาก เพราะต้องเสียเวลารวบรวมข้อมูลใหม่ทั้งหมด

อย่ารอให้สายเกินแก้ เพราะปัญหาในข้อนี้ระบบ ERP จะเข้ามาช่วยจัดการได้อย่างรัดกุม ทั้งดูแลฐานข้อมูล สำรองข้อมูลอัตโนมัติ และกู้คืนข้อมูลได้อย่างครบถ้วน มั่นใจได้เลยว่าข้อมูลทุกอย่างจะอยู่ในระบบอย่างปลอดภัยแน่นอน

เมื่อเจอต้นตอของปัญหาแล้ว เรามาทำความเข้าใจกันดีกว่าว่า ERP คืออะไรกันแน่ ?

ERP เป็นคำสั้น ๆ ที่ย่อมาจากคำว่า Enterprise Resource Planning เป็นระบบซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือทางธุรกิจที่มีความสำคัญในการช่วยจัดการทรัพยากรและวางแผนกระบวนการทำงานต่าง ๆ เพื่อให้องค์กรเดินไปในทิศทางที่ถูกต้องมากขึ้น โดยระบบ ERP จะเข้ามาช่วยดูแล Buusiness Modle ทั้งกระบวนการ ไม่ว่าตอนนี้คุณจะทำธุรกิจอะไรอยู่ ก็สามารถนำ ERP มาประยุกต์ใช้กับการทำงานได้

ถ้าจะอธิบายแต่ละส่วนให้ชัดเจนขึ้นก็คือ…

E มาจากคำว่า Enterprise

คุณต้องเข้าใจรูปแบบขององค์กรหรือธุรกิจที่ตัวเองดูแลอยู่ ซึ่งจะแบ่งออกเป็น 3 รูปแบบ ได้แก่ 1. Trading คือ ธุรกิจประเภทซื้อมาขายไป 2. Manufacturing คือ ธุรกิจประเภทโรงงาน หรือผู้ผลิต 3. Service คือ ธุรกิจให้บริการ เช่น ธนาคาร โรงพยาบาล

R มาจากคำว่า Resource

หรือก็คือทรัพยากรต่าง ๆ ที่คุณมี ไม่ว่าจะเป็น คน เครื่องจักร วัตถุดิบ รวมไปถึงวิธีการทำงาน เมื่อมองเห็นภาพรวมตรงนี้และเข้าใจระบบ ERP อย่างชัดเจนแล้ว มันจะช่วยให้คุณสามารถจัดสรรและวางแผนทรัพยากรเพื่อนำมาใช้ได้อย่างประสิทธิภาพได้มากขึ้น

P มาจากคำว่า Planning

หมายถึง การวางแผน หลาย ๆ ครั้งองค์กรเสียเวลาวางแผนยืดเยื้อยาวนาน จนแทบไม่ได้เริ่มต้นลงมือทำอะไรสักอย่าง กลายเป็นเสียทั้งเวลาและทรัพยากรไปอย่างสูญเปล่า เพราะฉะนั้น ERP จะเข้ามาช่วยคุณทำหน้าที่ตรงนี้ โดยลดระยะเวลาในการวางแผนลง ด้วยการป้อนข้อมูลใส่ จากนั้นระบบจะประมวลแผนงานต่าง ๆ ออกมาให้อย่างครบถ้วน เช่น หากต้องการผลิตสินค้าชิ้นนี้ คุณต้องเตรียมส่วนประกอบอะไร เท่าไหร่บ้าง หรือมีกำหนดวันส่งเมื่อไหร่

แล้วทำไมเจ้าของกิจการต้องนำระบบ ERP มาใช้ในการบริหารองค์กร ?

เพราะในบางครั้งมนุษย์ก็มีความผิดพลาดและวางแผนงานไม่เป็นระบบระเบียบ จนนำไปสู่ความล้มเหลวได้ แต่ ERP คือระบบที่มีความเสถียร มันเป็นเหมือน “สมอง” และ “นักจัดระเบียบ” ที่จะคอยเชื่อมโยงและประสานข้อมูลทุกด้านของธุรกิจให้ออกมาเหมาะสม

ERP จะเข้ามาช่วยผู้ประกอบการ ทั้งในด้านการตัดสินใจกลยุทธ์ การจัดการทรัพยากร การวางแผนเพื่อปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง การควบคุมความเสี่ยง การเพิ่มประสิทธิภาพทางการดำเนินงานในทุก ๆ แผนก การจัดการข้อมูลลูกค้า ไปจนถึงกระบวนการบริการลูกค้า

แม้ ERP จะมีระบบที่ค่อนข้างซับซ้อนสำหรับมือใหม่ แต่เมื่อทุกฝ่ายทุกแผนกเข้าใจแนวคิดและวิธีการทำงานทั้งหมดแล้ว มันจะช่วยลดความยุ่งยากและความซ้ำซ้อนลงได้มากเลยทีเดียว เพราะด้วยระบบที่ออกแบบมานั้นจะทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถรับมือกับความเปลี่ยนแปลงในตลาด ช่วยวางแผน สร้างความมั่นใจในการตัดสินใจ อีกทั้งยังลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นด้วย เรียกได้ว่า ERP เป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรเติบโตและประสบความสำเร็จได้อย่างแท้จริง

ERP คือการเปลี่ยนแปลงครั้งยิ่งใหญ่ในโลกธุรกิจ ที่แม้แต่บริษัทยักษ์ใหญ่ระดับโลกยังต้องหันมาใช้งาน

Walmart เป็นหนึ่งในบริษัทค้าปลีกชั้นนำระดับโลกที่เลือกใช้ระบบ ERP เพื่อจัดการกับกระบวนการธุรกิจและทรัพยากรต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

คนทั่วโลกรู้จัก Walmart ในฐานะบริษัทที่มีมาตราฐาน ขายสินค้าครบวงจร ทั้งอาหาร เสื้อผ้า เครื่องครัว ของใช้ภายในบ้าน อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ยาและผลิตภัณฑ์สุขภาพ ไปจนถึงอุปกรณ์สำหรับรถยนต์ นอกจากจะมีรายการสินค้าหลากหลายให้เลือกสรรแล้ว ยังมีคุณภาพสูง และขายในราคาที่คุ้มค่า เข้าถึงได้สำหรับทุกคนอีกด้วย

ERP เข้ามามีบทบาทในการขับเคลื่อนบริษัท Walmart อย่างไรบ้าง?

การเข้ามาของระบบ ERP ช่วยให้ Walmart มีบริการที่เหนือกว่าและตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างครบวงจร โดยการใช้งานจะแบ่งออกเป็น 6 ด้านหลัก ๆ คือ

1 | จัดการคลังสินค้าและควบคุมสต็อก

Walmart ใช้ระบบ ERP เพื่อจัดการคลังสินค้า โดยระบบนี้จะเข้ามาช่วยในการติดตามสินค้าที่มีในคลัง และจัดการเติมสินค้าเมื่อของใกล้หมด รวมถึงติดตามการขายและการเคลื่อนไหวของร้านค้าในทุกสาขาทั่วโลก

2 | วางแผนจัดส่งสินค้า ให้ถึงมือ ไม่มีตกหล่น

ระบบ ERP ช่วยในการวางแผนจัดส่งสินค้าจากคลังให้ร้านค้าแต่ละสาขาของ Walmart และเข้าไปดูแลกระบวนการขนส่ง เพื่อให้สินค้าถึงมือลูกค้าทันตามเวลาที่กำหนด

3 | บริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์

Walmart ใช้ระบบ ERP เพื่อจัดการข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ ทั้งในเรื่องของการจ้างงาน การบันทึกเวลาทำงาน การจัดการเงินเดือน และการบริหารศักยภาพของพนักงานในองค์กร

4 | สำรวจความต้องการของลูกค้า อัปเดตเทรนใหม่เสมอ

ระบบ ERP จะคอยสอดส่องอัปเดตความต้องการของลูกค้าอยู่ตลอดเวลา โดยจะวิเคราะห์ข้อมูลการขายและแนวโน้มต่าง ๆ เพื่อวางแผนการจัดหาสินค้าให้ตรงตามความต้องการ

5 | บริหารการเงินและบัญชีอย่างรอบคอบ

Walmart ใช้ระบบ ERP เพื่อดูแลเรื่องบริหารการเงินและบัญชี รวมถึงการวางแผนงบประมาณ การตรวจสอบบัญชี และรายงานการเงินที่กิดขึ้นเป็นประจำ

6 | วิเคราะห์ข้อมูลแม่นยำ ช่วยตัดสินใจ

ระบบ ERP เก่งเรื่องการสร้างรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลสำคัญ เพื่อนำมาใช้สำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ เช่น วิเคราะห์ข้อมูลการขาย เพื่อวางแผนการตลาดและช่วยผลักดันการเติบโตของธุรกิจ

ระบบ ERP ช่วยให้ Walmart ควบคุมมาตรฐานในแต่ละด้าน และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการธุรกิจของพวกเขาได้อย่างลงตัว แม้จะเป็นธุรกิจค้าปลีกขนาดใหญ่ ที่มีหลายสาขาทั่วโลก อีกทั้งยังมีความซับซ้อนในการบริหารงานอย่างมาก แต่พวกเขาก็้สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตอบโจทย์ความต้องการของตลาดในปัจจุบันได้อยู่เสมอ และคาดว่าในอนาคต Walmart จะเพิ่มสเกลธุรกิจให้เติบโตมากขึ้นกว่าเดิมอีกหลายเท่า

แม้ ERP จะเป็นก้าวที่ยิ่งใหญ่สำหรับการเปลี่ยนขององค์กรทั่วโลก

แต่อย่างไรก็ตามหัวใจสำคัญในการนำระบบ ERP มาใช้ก็คือ ทุกคนในองค์กรต้องมองเห็นปัญหา เข้าใจจุดบอดที่แท้จริงเสียก่อน คุณต้องรู้ว่าองค์กรหยุดชะงักเพราะอะไร ควรเข้าใจโฟกัสกับอะไรเป็นพิเศษ เพราะถึงแม้ ERP จะช่วยดูแลระบบได้อย่างครอบคลุม แต่ถ้าคุณมองไม่เห็นต้นตอของปัญหาอย่างแท้จริง ก็ไม่คงไม่สามารถนำระบบมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้

คิดใหญ่ ทำใหญ่ ไม่ได้หมายความว่าต้องเหนื่อยกว่าคนอื่นเสมอไป เพียงแค่เข้าใจระบบ แก้ปัญหาให้ตรงจุด และพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เท่านี้องค์กรของคุณจะนำคู่แข่งไปได้อีกหลายก้าว

. . .

บทความโดย : กองบรรณาธิการ 7D Book

• อ่านบทความอื่น ๆ ต่อได้ที่ https://7dhub.com/blog/
• สั่งซื้อหนังสือออนไลน์ https://www.7dbookanddigital.com/