ยกระดับองค์กร
เตรียมเข้า IPO ด้วย
ERP
“ที่บริษัทไม่เติบโต อันที่จริงแล้วเป็นเพราะอะไรกันแน่?”
แน่นอนว่าวิสัยทัศน์และพนักงานในองค์กรถือเป็นปัจจัยสำคัญ แต่หากขาด “ระบบ” ที่จะกำหนดทิศทาง บริษัทนั้นก็คงไปได้ไม่ไกลปัจจุบันมีระบบที่นำเสนอการทำงานและการจัดการที่ง่ายและสะดวกสบายแต่ระบบที่ว่านี้เป็นเพียงส่วนเชื่อมต่อเท่านั้น หากข้อมูลที่เข้าไป และการวิเคราะห์ที่ออกมาผิดเพี้ยน ยังจะกล่าวโทษระบบอยู่อีกหรือไม่?
สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้
จากหลักสูตรนี้
บทที่ 1 ERP Definition
– E ย่อมาจาก Enterprise
แบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ
1. Trading ธุรกิจซื้อมาขายไป
2. Manufacturing โรงงาน
ผู้ผลิต
3. Service ธุรกิจให้บริการ เช่น ธนาคาร โรงพยาบาล
ระบบ ERP จะเข้ามาช่วยดูแล Business Modle ทั้งกระบวนการ ไม่ว่าจะทำธุรกิจอะไรก็นำระบบนี้มาช่วยทำงานได้
– R ย่อมาจาก Resource (ทรัพยากรต่าง ๆ)
คือ 4M (Input) ได้แก่ Man คน / Machine เครื่องจักร / Material วัตถุดิบ / Method วิธีการทำงาน (ระบบ ERP จะช่วยจัดสรรและวางแผนทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพ)
– P ย่อมาจาก Planning
(การวางแผน)
การใช้ “คน” วางแผน กินเวลานานเกินไป (มัวแต่วางแผนจนไม่ได้ลงมือทำ)
ระบบ ERP จะช่วยลดระยะเวลาในการวางแผนลง ด้วยการป้อนข้อมูลใส่ แล้วระบบจะประมวลแผนงานต่าง ๆ ออกมาให้ เช่น ต้องเตรียมวัตถุดิบเท่าไหร่ กำหนดวันส่งเมื่อไหร่
– องค์กรต้องรู้ “ปัญหา” และ “เป้าหมาย” ของตัวเองก่อน
– ปัญหาของกิจการ
3 ประเภท คือ
1. ไปไม่ถึงเป้าหมาย
2. ทำได้สูงกว่าเป้าหมาย แต่คู่แข่งทำได้ดีกว่า (ปัญหาภายนอก)
3. ความไม่สม่ำเสมอของกระบวนการ (รุนแรงที่สุด ไม่มีการควบคุมและแก้ไข)
…..
– มองรูปแบบของปัญหาให้ชัดเจน
แบ่งเป็น 6 ข้อ คือ PIECES (* ERP เข้ามาช่วยได้ทุกส่วน)
P = Performance (ประสิทธิภาพ/ความเร็วในการทำงาน)
I = Information (ข้อมูลขาดการบันทึก ไม่เป็นปัจจุบัน ขาดการตรวจสอบ ไม่ถูกต้อง หรือมีข้อมูลแต่ไม่มีใครใช้)
E = Effectiveness (ประสิทธิผล) ถ้าใส่ input เยอะ แต่ได้ output น้อย คือการทำงานที่ไม่มีประสิทธิผล
C = Control (การควบคุม) ต้องกำหนด Checkpoint ตรวจสอบคุณภาพ เก็บข้อมูลและควบคุมดูแล
E = Economic (เรื่องเงิน) เกิดจากปัญหาที่กิจการส่วนใหญ่ไม่รู้ต้นทุน
S = Security (ความปลอดภัยของข้อมูล/ความลับของกิจการ) ระบบ ERP ช่วยจัดการฐานข้อมูล สำรองข้อมูลอัตโนมัติ กู้คืนข้อมูลได้ ปลอดภัยมากขึ้น
**** ก่อนที่จะนำเทคโนโลยีระบบต่าง ๆ มาใช้ องค์กรต้องมองเห็นและยอมรับปัญหาเหล่านี้ก่อน จึงจะเลือกใช้เทคโนโลยีได้เหมาะสม
บทที่ 3 ERP Concept
• แนวคิดที่ 1 คือ
1 Fact 1 Place
1 เหตุการณ์ บันทึกข้อมูลครั้งเดียว แต่สามารถนำไปใช้ได้หลายเหตุการณ์ ไม่คีย์ข้อมูลซ้ำซ้อนในหน่วยงาน
• แนวคิดที่ 2 คือ
Intergration
การบูรณาการณ์หรือการทำงานร่วมกันเป็นทีม เช่น ฝ่ายบริการลูกค้า ฝ่าย HR ฝ่ายดำเนินการผลิต ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขาย ฯลฯ ทั้งหมดทำงานในระบบเดียวกัน แต่ละส่วนงานแบ่งหน้าที่ชัดเจน มีการกำหนดสิทธิ์ใช้งานว่าใครบันทึกข้อมูล ใครอนุมัติข้อมูลก่อนส่งให้ฝ่ายต่าง ๆ (ระบบต้องมีการควบคุมดูแล)
เมื่อทำงานร่วมกัน หากเกิดปัญหาต้องช่วยกันแก้ไข ต้องอธิบายให้พนักงานทุกระดับเข้าใจแนวคิดนี้ แล้วการทำงานจะง่ายขึ้น
• แนวคิดที่ 3 คือ
Aeareness
จิตสำนึกในการทำงานร่วมกัน คือ 1. ไม่รับของเสีย 2. ไม่ทำของเสีย 3. ไม่ส่งของเสีย (หากข้อมูลมีปัญหาต้อง “กล้าปฏิเสธ” และส่งกลับไปแก้ไขที่ต้นทาง)
….
ระบบ ERP มีอะไรบ้าง ?
• ERP Module
(ทำความเข้าใจระบบงานย่อยในธุรกิจแต่ละประเภท เพื่อเลือกใช้ซอฟท์แวร์ให้ตรงตามความต้องการหรือปัญหาขององค์กร)
มีทั้งหมด 3 Module คือ
1. Deistribution พูดถึงระบบย่อยในธุรกิจซื้อมาขายไป เช่น ระบบจัดซื้อ Purchasing Control (PO) การเก็บสต๊อก Inventory Control (IC) การขาย Customer Order Control (CO)
2. Manufacturing พูดถึงระบบย่อยในโรงงานผลิต เช่น ทำสูตรการผลิต Bill of Material (BM) การวางแผนการผลิต (PL) ฯลฯ
3. Financial and accounting ระบบบัญชีการเงิน เช่น บัญชีลูกหนี้ Account Receivable (AR) มีการตั้งหนี้และบันทึกรับเงิน เมื่อมีการเปิด PO ต้องมีระบบ Account Payable (AP) หรือบัญทึกจ่ายเงินให้ Supplier ฯลฯ
….
• ERP Overview อธิบายแผงผังภาพรวมของระบบงานในองค์กรแต่ละประเภท (แบ่งประเภทธุรกิจตามสี เชื่อมโยงขั้นตอนต่าง ๆ ให้เห็นภาพและเข้าใจง่าย)
….
• ERP Selection
การนำระบบ ERP มาใช้
มี 3 วิธี คือ
1. In House จ้างโปรแกรมเมอร์(พนักงานประจำ)มาเขียนโปรแกรมให้ เหมาะกับกิจการขนาดใหญ่ + มีงบประมาณ จ่ายเงินประจำ แต่สะดวก
2. จ้าง Outsource ทำงานตามกำหนดเวลา ใช้งบประมาณสูง เหมาะกับธุรกิจขนาดใหญ่ แต่ไม่ต้องจ่ายประจำ
3. ERP Package (เหมาะกับธุรกิจ sme ทั้งไซส์เล็ก กลาง และใหญ่) มีแบบให้ลอกได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาพัฒนาเอง ควบคุมค่าใช้จ่ายได้ แต่ต้องเลือก Package ให้เหมาะกับธุรกิจ (พร้อมบอกเกณฑ์การเลือก)
….
• ERP Steakholder
ระบบ ERP เกี่ยวข้องกับใครบ้าง (ทุกคนในองค์กร) โดยแบ่งพนักงานเป็น 3 ระดับ
– ล่างสุด คือ ระดับ Operator
ทำหน้าที่ input ข้อมูลเข้าไปในระบบ ERP
– Middle management
ระดับหัวหน้างาน ผู้จัดการฝ่าย ผู้จัดการแผนก ทำหน้าที่ตรวจสอบ ดูรายงาน ถ้ามีข้อมูลส่วนไหนผิดพลาด จะแก้ไขปรับปรุงให้ถูกต้อง และสามารถทำงานต่อได้ไม่ติดขัด
Top management
ผู้บริหารสูงสุดหรือเจ้าของกิจการ มีหน้าที่ 3 อย่าง คือ วางแผน ควบคุม และตัดสินใจ โดยยึดจากข้อมูลในระบบ ต้องเชื่อถือ “ข้อมูล” เป็นหลัก
บทที่ 4 Implementation Methodology
การนำ ERP มาใช้ให้ประสบความสำเร็จและมีความยั่งยืน โดยทำตาม 8 ขั้นตอน ให้ครบถ้วน คือ
ขั้นตอนที่ 1
Project Orientation
จัดทำแผนงาน คัดเลือกทีมงานที่เหมาะสม
ขั้นตอนที่ 2 Survey
การสำรวจว่าปัจจุบันมีองค์กรปัญหาอะไร การทำงานเป็นอย่างไร ในขั้นตอนนี้ต้องเขียนภาพวงจร 3 อย่าง คือ “วงจรรายได้ วงจรผลิต และวงจรรายจ่าย” เขียนเป็นภาพออกมาเพื่อชี้ให้เห็นปัญหาชัดเจน จากนั้นนำไปวิเคราะห์สาเหตุ
ขั้นตอนที่ 3 Mapping
เอาความสามารถของ Software และการทำงานขององค์กรมาเทียบกัน ซึ่งจะเกิดความไม่พอดี เรียกว่า Gap หรือช่องว่าง เป็นปัญหาจากการเปลี่ยนระบบเก่าไประบบใหม่ เพราะฉะนั้น ต้องจัดการ gap ก่อน ทำได้ 2 วิธี คือ ปรับวิธีทำงานให้เข้ากับระบบ ERP หรือปรับปรุงโปรแกรมให้เข้ากับการทำงาน (แต่ไม่ควรปรับโปรแกรมมากเกินไป)
ขั้นตอนที่ 4 Install
การติดตั้งโปรแกรม และระบบจ่ายเงิน
ขั้นตอนที่ 5 Training
สอนการใช้งานควรฝึกอบรมอย่างน้อย 3 หลักสูตร คือ
– Overview ทุกส่วนงานต้องเข้ามาเรียนให้เข้าใจ ERP
– แบ่งกลุ่ม workshop ให้แต่ละฝ่ายทดลองคีย์ข้อมูล ดู output ว่าตรงตามที่ต้องการไหม
– จากนั้นเทรนด์แบบ on the job แยกย้ายไปทำในคอมพิวเตอร์ของตัวเอง และสุดท้ายทุกคนต้องได้รับการประเมิน
ขั้นตอนที่ 6 System Test
การทดสอบระบบจนมั่นใจ (ทดสอบ แก้ไข ปรับปรุง แล้วค่อยนำไปใช้จริง)
ขั้นตอนที่ 7 Conversation เริ่มต้นใช้ระบบใหม่ คือการเปลี่ยนจากระบบงานเดิมไปเป็นระบบใหม่ มี 3 วิธี
1. Cut off คือ ยกเลิกระบบเก่า และเปลี่ยนเป็นระบบใหม่ทันที (ต้องมีความมั่นใจ)
2. Parellel การใช้ทั้งระบบเก่าและระบบใหม่ควบคู่กันไปก่อน เพื่อเปรียบเทียบ (ต้องกำหนดระยะเวลาด้วย)
3. Pilot Run ความพร้อมแต่ละวงจรไม่เท่ากัน ค่อยๆดำเนินการไปทีละส่วน ฝ่ายที่พร้อมก่อน เริ่มก่อน
ขั้นตอนที่ 8 Maintenance
การบำรุงรักษาให้ใช้ software ต่อไปได้เรื่อย ๆ
บทที่ 5 Key Success
ปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของการนำระบบ ERP มาใช้กับองค์กร
4 เสาหลักความสำเร็จ
1. Up to date ข้อมูลเป็นปัจจุบัน
2. Accurate ความถูกต้อง
ของข้อมูล
3. Reliable เชื่อมั่นข้อมูล
ในระบบ
4. Standard มีมาตรฐาน
• กุญแจความสำเร็จ•
1. Management Involvement ผู้บริหารต้องเข้ามาเกี่ยวข้อง/ดูแลโครงการมากขึ้น
2. Team work การทำงานเป็นทีม ร่วมมือกันแก้ไข
3. Customize การแก้ไขโปรแกรม ไม่ควรเกิน 10% (ถ้าแก้เยอะ เปลี่ยนโปรแกรมคุ้มกว่า)
4. ซื้อเท่าที่ใช้ (อย่าจ่ายเกินความจำเป็น ไม่เกิน 3 ปี ควรคืนทุน)
5. ใช้เท่าที่พร้อม (มีความพร้อมและมั่นใจก่อน ค่อยนำมาใช้)
6. Knowledge Base (จัดการองค์ความรู้ให้เป็นระบบ ใช้ซอฟท์แวร์ได้เต็มที่)
ลงทะเบียนวันนี้
ลงทะเบียนเพียง 5,900 บาทเท่านั้น!!
สมัครเพื่อรับ
โปรโมชั่นเฉพาะเว็บไซต์นี้เท่านั้น !
สามารถสมัครได้ที่
line @7.hub พิมว่า “ERP”
หรือพิมพ์ใต้โพสต์ว่า “สนใจ”
หรือทัก inbox เข้ามาในเพจว่า “ERP”
