เรื่องแบบนี้เชื่อว่าคงไม่มีใครอยากจะพบเจอสักเท่าไหร่ แต่ใครบ้างล่ะที่จะหลีกเลี่ยงได้อย่างที่หวัง บ่อยครั้งปัญหาเหล่านี้ก็ไม่ได้ทำให้ทั้งผู้รับเหมาและลูกค้าต้องเสียทั้งต้นทุนเพิ่ม เพราะไหนจะเวลาที่ต้องยืดออกไปอีก แต่ในช่วงเวลาวิกฤตผู้รับเหมาบางคนอาจจะต้องเจอกับฝันร้ายที่มากกว่านั้น นั่นก็คือการที่ต้องจ่ายค่าปรับตามสัญญาเมื่อไม่สามารถส่งงานได้ตามกำหนด

ทำงานก็หวังว่าจะได้เงินแต่สุดท้ายกลับได้งาน(งอก)เพิ่มมาอีก เป็นใครก็ต้องใจเสียเป็นธรรมดา แต่ทั้งนี้ก็ต้องย้อนกลับมาดูที่ปัญหาก่อนว่าจริง ๆ แล้วต้นสายปลายเหตุที่ทำให้งานเกิดความล่าช้าจนไม่ได้ตามระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งโดยส่วนใหญ่แต่ไม่ทั้งหมด ต่างก็เป็นไปในทิศทางที่คล้าย ๆ กันนั่นก็คือการวางแผนดีแต่ยังไม่มีประสิทธิภาพและไม่ได้มีการแบ่งขอบเขตงานที่ไม่ชัดเจนมากพอ

แล้วการวางแผนที่ดีและมีประสิทธิภาพควรเป็นแบบไหน?

คงเป็นเรื่องยากที่จะบอกว่าแบบไหนที่ดีหรือแบบไหนที่ยังไม่ดีพอ แต่จะรู้ได้ก็ต่อเมื่อเกิดข้อผิดพลาดขึ้นมาเสียก่อนถึงจะรู้ว่า…อ๋อ ที่แท้แล้วพลาดก็เพราะเรื่องนี้นี่เอง แต่ใครบ้างล่ะที่อยากจะให้ดำเนินไปจนถึงจุด ๆ นั้น เพราะเมื่อไหร่ก็ตามที่มีความเสียหายเกิดขึ้นมาก็เท่ากับว่ามีราคาที่จะต้องจ่ายเพิ่มทั้งระยะเวลาและทรัพย์สินเงินทองอย่างเลี่ยงไม่ได้

ขึ้นชื่อว่าเป็นการวางแผนทุกคนก็คงมีแผนในใจกันอยู่แล้วว่าต้องทำอะไรก่อน อะไรหลัง แต่นั่นคือแผนที่มีประสิทธิภาพแล้วจริง ๆ น่ะหรือ? ถ้ายังไม่แน่ใจคงจะต้องย้อนกลับมาดูใหม่แล้วว่าการสร้างทักษะด้านการวางแผนที่ถูกต้องและสามารถลดปัญหาได้อย่างแท้จริงเป็นยังไง

ทักษะด้านการวางแผนเป็นทักษะพื้นฐานเกี่ยวกับการบริหารจัดการระบบความคิด หรือความสามารถในการคิดวางแผนหรือคาดการณ์ล่วงหน้า เพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมาย เช่น การจัดลำดับขั้นตอนความสำคัญ, การตัดสินใจที่ดี, การกำหนดหรือมอบหมายงานที่เหมาะสมกับทักษะ, การวางแผนการจัดการ เป็นต้น ซึ่งเป็นทักษะทางการคิดที่ทำให้สามารถทำงานสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เดิมทีแล้วทักษะด้านการวางแผนคือทักษะพื้นฐานที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการระบบความคิดหรือความสามารถในการคิดวางแผนหรือคาดการณ์ล่วงหน้าเพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมายต่าง ๆ เช่น การจัดลำดับขั้นตอนความสำคัญ การตัดสินใจที่ดี การกำหนดหรือมอบหมายงานที่เหมาะสมกับทักษะของคนในทีม รวมถึงการวางแผนการจัดการต่าง ๆ ซึ่งเป็นทักษะทางการคิดที่ทำให้สามารถทำงานสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แม้ว่าโดยปกติแล้วทุกคนจะมีความสามารถในทักษะด้านการวางแผน แต่ไม่ใช่ทุกคนที่จะทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะโดยส่วนใหญ่แล้วการวางแผนที่มีประสิทธิภาพมักจะเกิดขึ้นจากสิ่งที่ทำอยู่เป็นประจำไม่ว่าจะเป็นสิ่งที่พบเจอในหน้างาน หรือการใช้ชีวิตอื่น ๆ ไม่เว้นแม้แต่ความต้องการของกลุ่มลูกค้าที่เปลี่ยนเร็วยิ่งกว่าการหมุนของโลกเสียอีก ทุก ๆ อย่างมักจะเป็นเรื่องที่ถูกนำมาพัฒนาเพื่อให้เป็นสิ่งที่ดีขึ้นเสมอไม่เว้นแม้แต่ปัญหาที่พบเจอด้วยความไม่ตั้งใจก็ตาม ซึ่งการมีทักษะการวางแผนที่ดีโดยเฉพาะการย่อยงานให้ละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้จะช่วยให้สามารมองเห็นเป้าหมายในการทำงานได้อย่างชัดเจนมากขึ้น ทั้งขอบเขตของงานในแต่ละส่วนเมื่อบวกลบกับระยะเวลาและหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคนด้วย

อย่างไรก็ตามทักษะด้านการวางแผนเป็นทักษะที่สามารถฝึกฝนและพัฒนาได้ด้วยการกระตุ้นการใช้ทักษะและการฝึกเรียนรู้จากการทำงานที่เหมาะสม ได้ใช้กระบวนการคิด วิเคราะห์ สังเคราะห์ และรู้จักการนำความรู้ต่าง ๆ ที่มีมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด 

ในตอนแรกอาจจะพบว่าระยะเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดคือปัญหาอย่างหนึ่งที่ทำให้งานไม่เป็นไปอย่างที่หวัง แต่ทว่าเมื่อลองมองในมุมมองใหม่ ๆ ด้วยแผนที่สร้างขึ้นอย่างเป็นระบบตั้งแต่ครั้งแรกโดยอยู่ภายใต้ข้อกำหนดของเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัด ไม่แน่ว่านั่นอาจจะทำให้เห็นภาพรวมของผลลัพธ์ในการทำงานที่ชัดเจนมากขึ้น รวมไปถึงการมองเห็นจุดที่คาดว่าน่าจะเป็นปัญหาได้อย่างรวดเร็วโดยที่ไม่ต้องรอคอยให้เรื่องนั้นกลายมาเป็นปัญหาที่แท้จริงในภายหลัง